公益社団法人日本パワーリフティング協会（JAPAN POWERLIFTING ASSOCIATION）は、パワーリフティング競技の統括および代表団体としてその普及と振興を推進し、国民の体力向上と心身の健全な発達に貢献することを目的とした団体です。その活動範囲は広く、大会の運営や競技の普及活動、選手・審判の育成、会員のサポートなど、協会のバックオフィス業務全般を担っています。

今回は同協会の事務局長である松谷様に、高性能AIチャットボット「おもてなしSuite CX」を導入した理由や活用例、その効果について詳しく伺いました。

■この状況を何とかしたい！問い合わせ対応のDX化が急務となりAIチャットボットを採用

ーまずは担当業務の内容についてお聞かせください

松谷さん：
協会の事務局長としてバックオフィス業務全般を担っています。例えば、大会の会員登録や施設の確保、後援の申請、理事会や総会の資料収集、資金調達、国内外における大会開催の日程調整などです。大会のキャッチフレーズやポスターの作成などの広報活動も担当しております。

―AIチャットボット「おもてなしSuite CX」導入の背景についてお聞かせください

松谷さん：
これまで選手登録は所属しているジムを介して行われることが一般的でした。所属ジムが窓口となり、選手の指導や教育、大会のインフォメーションなども行っていたので、トレーナーや仲間・先輩から情報の共有がなされていました。しかし近年、ジムを介さない「個人登録」の選手が増えたことで状況が一変したのです。大会や選手登録などに関する初歩的な質問や問い合わせが大幅に増えました。

そうなるとほかの業務にまで手が回らない…。深夜まで業務に追われる日が続いていました。1日の問い合わせ件数として、電話対応は40～50件/日、メール対応は30～200通/日ほど。大会が近くなると問い合わせが殺到しますし、同じ質問が続くことも多いです。

「この状況を何とかしたい！」業務効率化のため最初に取り入れたのが電話の自動応答でした。導入したところ電話での対応は0件に。飛躍的に業務を効率化できたため、メールでの問い合わせも改善できないだろうか…と、思いついたのがチャットボットによる自動対応でした。

■高機能AIチャットボット「おもてなしSuite CX」
マーケティング活動から社内のQ&Aまで幅広く対応できる豊富な機能を搭載したAIチャットボットです。 業務効率化につながる高品質なお問い合わせ窓口をかんたんに設置できます。
https://omosui-dx-cx.showcase-tv.com/

■殺到していたメールでの問い合わせをDX！作業時間とコスト削減に成功

－AIチャットボット「おもてなしSuite CX」導入のきっかけとなった課題について教えてください

松谷さん：
本当なら問い合わせ対応を手伝ってくれるメンバーを増員して、一つひとつ丁寧に回答したいところですが、当団体は非営利団体のため有償で人を雇うことはできません。ですから、人手不足を解消してくれる自動化システムに頼るしかなかったのです。チャットボットなら24時間対応できますし、人件費はかかりません。

ー課題の解決策として、AIチャットボット以外の案はありましたか

松谷さん：
電話によるお問合せのほか、いろいろなニーズに対応する必要性があると考えていました。特に、ホームページ経由の問い合わせにはチャットボットが適しているかなと。チャットボットなら24時間対応できて、すぐに欲しい情報にたどり着けます。また、お返事が遅れてリアルタイムで解決できないことで協会の信頼を失いたくない。サービス品質の向上のためにもチャットボットの運用が良いと思っていました。

ーチャットボットの運用に関わる時間はどれくらいでしょうか

松谷さん：
立ち上げの際に費やした時間になりますが、トータルで8時間くらいでしょうか。メンテナンスは必要に応じて行っています。

ーチャットボットに関係する作業を教えてください

チャットボットによる自動回答の材料として、電話問い合わせなど他の同線からの質問をExcelで管理しています。また、さまざまな質問に回答できるよう、都度内容をバージョンアップさせています。シナリオの修正や追加も手間なくできていて助かっています。

■AI活用で問い合わせ業務を自動化、FAQの自動生成機能は期待以上に優秀だった

（画面：左）細かく項目が分かれているので、知りたい情報にすぐにたどり着ける
（画面：右）チャットボットが丁寧に誘導。キーワードによる絞り込み検索も可能。

―今回、生成AIを活用したFAQ自動生成機能もご利用いただきました。使った感想はいかがでしょうか

松谷さん：
規定関係や新規登録向けのFAQを中心に自動生成しました。ほぼ正確に回答が作成されていて、運用者側でメンテナンスしたのは重複の削除や掲載不要の情報（規定の改定日など）を削除したくらいです。当初100件ほどだったFAQを400件ほどに拡張することができました。多様化する問い合わせニーズにも対応できていると感じています。

ーAIチャットボット「おもてなしSuite CX」を使用する前と後では、どのようなイメージギャップがありましたか

松谷さん：
チャットボット自体は期待通りの良い商品でした。加えて、AIが搭載されたFAQを自動で生成してくれる機能は本当に優秀。期待以上でした！

―当社のチャットボットを導入された決め手はなんでしょうか

松谷さん：
チャットボットの導入を検討する際、他社さんとも比較しましたが、ショーケースさんがいちばん丁寧に対応してくれたと記憶しています。サポート体制も充実していますし、安心してお任せできると感じました。また、コストと折り合いがついたことも大きいです。

ー今後パワーリフティング協会として会員へ向けた取り組みなど、今後の展望があればお聞かせください

会員向けのコミュニティサイトの立ち上げを考えています。会員同士が気軽に情報交換ができる場を設けて業界全体を盛り上げたい。より多くの方にパワーリフティングを楽しんでいただくための環境を整備して、エンターテインメント化を目指していきたいです。スポーツ予想サイトの構築や選手の推し活など…。ゆくゆくはスポーツバーでワイワイ楽しんでいただける、そんな未来を創っていきたいです。現在(2025年2月)登録選手は約5,700名、登録1万人を目指していきます！

ー今回は、AIチャットボット「おもてなしSuite CX」の活用方法についてお話を伺いました。今後も、より使いやすいサービスの提供に努めてまいります。改めまして、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました！